时间四象限法则 [高效时间的四象限一天管理方法]
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时间四象限法则 [高效时间的四象限一天管理方法]

2019-08-29 07:13:09 投稿作者: 点击:

篇一:时间规划 四象限法

时间“规划”

提高工作效率最关键的部分是规划。规划你自己的工作计划和过程,充分利用有限的时间,这是高效完成自己工作的有效方法。

时间规划一般分为长期规划和短期规划,一般可以在年初制定本年计划,月初制定月计划,周一制定周计划。每天的工作计划一般也可以预先制定,但是由于工作内容的复杂性以及临时随机任务,每天的计划会非常难以管理。

时间规划的难点是一天时间的规划和分类,一天一共24小时,除了上班时间外就是个人业余时间,上班时间的工作一般是一些日常工作或者临时任务,而业余时间则是思维期,一些事情可以吃饭睡觉都在想,这些事情一般不是紧急事情,往往思考累计到一定阶段就可以水到渠成,轻松完成。下面我们主要讲讲工作时间的事务细分。

时间“四象限”法

时间“四象限”法是目前很时髦的一种时间管理理论,我参加的培训主要讲的就是这方面的内容。“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。

重要紧急的事马上做,例如处理客户投诉、处理服务器故障等突发性问题,尽量以最短最快的时间内完成这些事情。

其次是做重要而不紧急的事,这一类的事情影响深远,例如学习新知识、新技能等,这类事情的效益是中长期的,科维提出的时间管理理论的的重点是把主要的精力和时间集中地放在处理重要但不紧急的工作上。

紧急但不重要的事,要学会说“不”。一个人的时间和精力是有限的,对于自己不重要的事情,能不做就不做,想办法将事情推脱给其它部门,拒绝或推脱工作要讲究技巧,不要直截了当,要委婉,用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。一个人只有学会说“不”,他才会得到真正的自由。当然这并不等于推卸责任,如果确实需要自己来完成,那么就使用最短的时间完成这些工作。

对于不重要也不紧急的事,尽量不去做。如果确实需要做,那么要严格限定时间,比如写博客,限定一个小时,时间一到就立刻停止写作,千万不要被无聊的人和无关重要的事缠住。

因此,只要我们把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,合理安排时间,我们就能做到自己的长远规划,工作效率就会大幅提升,一段时间过后,等待你的就会是升职和加薪。

四分员工图

每个企业里都会有以下四种人:高意愿高能力者、高意愿低能力者、低意愿高能力者、低意愿低能力者。这也符合20/80定律,即企业中80%的成果来自于20%人的努力,另外20%的成果来自于80%人的努力。 针对这四个象限,教练型领导的工作就是运用教练技术的原理,通过一系列的工具、策略与架构,结合其他有效管理工具,最终将企业中的员工转变、培养成第一象限的人,即高意愿高能力者。

四分员工图

第一象限:表现为工作的意愿很强烈,但能力稍弱。

第二象限:该象限的员工表现为工作与进取的意愿强烈且工作能力较高。

第三象限:表现为工作的意愿较低,但能力较强。

第四象限:表现为工作的意愿较低,而且能力也较低。

关于如何将其他三个象限的员工转化为第一象限的具体内容,请参照“第四章:如何运用五步教练法提高企业生产力——教练型领导的教练程序”。

篇二:正确理解和运用四象限时间管理

正确理解和运用四象限时间管理(一)

初识四象限时间管理法还是多年前参加的一个正规培训,结合工作进行的,所以后来一直习惯于用这

种方法,也进行了一些深入应用.获益匪浅,在这里给朋友们分享一些心得.

其实四象限时间管理在很多人嘴里已经形成了习惯,比如,分清事情的轻重缓急,重要的事情先做等等. 但是只是说说,没有具体地去用来改进自己的行为习惯.只是事情出来了的时候,讲明一下事理用的. 真正用四象限图去规划时间的时候,其内涵之丰富,掌握的人并没有多少.所以,越往后面看,就越觉得用处大大

的,对个人发展和实现人生目标可以发挥巨大的作用.

(很多人都知道)在纸上画个矩型,里面再画个十字架,将其分成四个部分,分别是紧急而不重要,重要而不紧急,不紧急而重要,又不紧急又不重要. 这四个部分对应的代号是ABCD,然后把不同的事情放进去,分

个轻重缓急,如图所示

:

问题是,这样就完事了?这样就会有效吗?往往流于形式了,流于形式的原因在于,并没有了解这种管理方法丰富的内涵和真正的用法,实际上并非那么简单.以下这些内涵是用好这种方法的核心原则.

一.在四个象限中,B—重要而不紧急,是最有价值的一个象限,它代表长远收益,持续发展,成功和生活品质,代表一种从容的状态,一种可以进行更多的成功策划的状态.是由八十二十原则决定的,即百分之八十的收益是由百分之二十的行为中产生的,B象限的事情,就代表那百分之二十的行为.另外更为重要的是,今天的时代和社会,不确定性因素和变化非常多,有些预防危机或未雨绸缪的行为是要持续进行的,否则,产生的结

果将使你进入A象限,总要处理危机和对一些事情进行紧急应对.

四象限时间管理法最重要也是决定性的原则是,无论你怎么把事情放在不同的部分,都要做到一点:此时,此刻,或者一个可以预计的时间,只要你可以操纵这个时间段,你要把它用于重要而不紧急的事情上去,也许你正在闲暇,正在上网看东西,正在出差途中,正在去约会的路上,或者正在发呆,正在不开心,但是现在手里有一块的时间,也许它有几小时,几分钟,不管它多么零零碎碎,请你把它用于已规划的重要而不紧急的事情

上去,或者安排一件重要而不紧急的事情给这段时间. 如果做不到这点,等于不做.

二.A象限代表紧急又重要,工作和生活的状态因人而异,但是人难免都会处理这类事情,例如承担有时间期限的任务,应对危机,应对突发的紧急任务,它伴随着压力,疲劳,紧张,加班加点,如果是重大健康问题,

则伴随着痛苦,它使你必须要先去处理完毕,才可以转回到主动支配时间的状态.

三.C象限则往往是一些例行的任务,但必须处理它们,如果不处理,会引发一些不良影响,它也和你的工作重要度有关,一些普通文职职员,她们所处理的打字,排版,格式,张贴等工作,属于这一类,如果是个人生

活,一些不想去做,做了明知没收获,但不做会有碍情面,比如应对亲戚来访,朋友电话倾诉等等.

四.D象限也是一个富有戏剧性的象限,其实严格说来,正常的行为,很难归于D象限,比如说娱乐,休闲活动,旅游,和一群朋友喝大酒,难道这就是不紧急也不重要吗? 当然不是,这更多地反而是重要行为,因为它们对健康,生活品质和人脉关系有很大贡献. 那么怎样算是不紧急又不重要呢,答案是,它们往往是由某些情绪和不良习惯所引发的,例如无谓的吵架,不解决问题的争执,发呆,心理不平衡生闷气,喝闷酒, 清洁癖,处心积虑报复他人等等. 或者因为害怕寂寞,谁叫都出去玩,不管玩什么,结果玩完更无聊,要知道,”寂寞可以成就一个人的狂欢,而狂欢只不过是一群人的寂寞,无效的情绪化行为产生不紧急又不重要的事情. 有的人因为性格特点,不会拒绝他人,盲目跟随,谁叫都去,谁要帮忙就上,到头来自己却一无所获,如果一个人的空余时

间被这些支配,很显然,人生将是失败的.

总之,B象限是我们最需要下功夫的关注的,它的最终努力目标不是使事情越来越多,而是使事情越来越少,最后剩下的都是大事,有价值的事,从容不迫的事情, 对生活品质和人生的成功有重要影响的事情.B

象限的事情做好了,将不断消灭其他几个象限的事情,使你的状态良性发展.

四个象限之间存在相互转化和比例关系, 如果我们忽视了B象限,其他象限的火或荒草就会蔓延,最终搞到你惶恐不安,心力交瘁,事无所成,更有甚者可能自暴自弃. 如果我们足够重视B象限,其他象限的不

良作用将会越来越少,人生会不断进步.

以上只是四个象限的意义,仅仅知道意义,并不等于就能做好时间管理,还有更重要的一些原理和规则需要知道,如果涉及到软件的使用,使用的方法就有很大的讲究了,后续我们继续深入探讨.

来自:http://home.purchasingbbs.com/space.php?uid=4215&do=blog&id=5399

第二象限之慢跑 随笔 2009-10-27 15:43:39 阅读27 评论0字号:大中小 订阅

第四代时间管理的重点,在于80%的时间分配在第二象限“重要而不紧急”的事情上

第二象限的事情与人生目标有关,与人生的幸福圆满最相关

人的本质是四维的:身体、头脑、心灵、精神,圆满必然是四方面都平衡地得到发展。

身体:

1.原则:调整现在的生活方式,恰当地运用已有的、放之四海而皆准的、被普遍接受的健康原理,预防疾

病和其他健康问题。==健康饮食+充足休息+定期锻炼

2.问题:对着电脑的时间太久,看影视剧时间长,睡眠质量差,白天精神萎靡,暴躁缺乏耐心,容易分心,容易累,容易被消极的情绪左右,没食欲,难以接受新东西,小肚腩已经出现,长此以往必将变成“受害者”“抱怨者”,身体则百病缠身,终将被社会淘汰,成为家人的累赘和包袱,在这个快节奏的现代社会,只需10

年。

3.药方:慢跑30min,每周6次,将心率提高到最高脉搏率的60%以上(通常是72-87%),根据公式最高

脉搏率=220-年龄=194,60%=117下

4.好处:改善睡眠质量,提升耐力,提升精神集中的能力,提高工作效率,提振积极心态

5.榜样:林重文总经理就是每天坚持这样的锻炼,从而保持工作的活力

6.附加价值:冥想和与爱人的交流

李小龙爱冥想,从而在看来很年轻的年龄成为武学的宗师,成为一个哲人。冥想包含对自己行为的反省、

目标的明确强化、对新知识新思想的批判性吸收和创造性使用,从而获得精神自由与人格的独立; 与爱人的交流则提升幸福感和增加感情银行的储蓄,从而获得更多的理解和支持,达到统合综效,实现

1+1=3,=100,=10000,甚至更多

PALM移动商务溯源续篇二----四象限时间管理 - Palm、Treo讨论区 -

手掌印论坛 | Share My Life With Palm 默认分类 2009-11-07 19:39:38 阅读71 评论0字号:大中小 订阅

[经验] PALM移动商务溯源续篇二----四象

限时间管理

PALM移动商务溯源续篇二----四象限时间管理

和GTD相得益彰的时间管理法----四象限法

PALM上关于GTD的讨论进行了很久很久,说实话,本人是不用GTD的,也不在PALM上玩GTD,对于不甚了解的东西,不加评论,如果仅从玩软件角度,应该说,和其他智能手机对比,PALM作为个人助理,GTD时间管理的工具确实要胜一筹,可选择性也大.

但是,我还是愿意详细介绍一下另外一种同样受欢迎多年的时间管理法,之前没有讨论过是因为,PALM上也没有合适的工具,后来才有了,那就是agendus.后几版的agendus中增加了一些新的模块,于是,另一种非常好用而且内涵丰富的时间管理法得以在PALM上发挥作用.这就是四象限法.

初识四象限时间管理法还是正规培训,结合工作进行的,所以后来一直习惯于用这种方法,也进行了一些深入应用.获益匪浅,在这里给朋友们分享一些心得.

其实四象限时间管理在很多人嘴里已经形成了习惯,比如,分清事情的轻重缓急,重要的事情先做等等. 但是只是说说,没有具体地去用来改进自己的行为习惯.只是事情出来了的时候,讲明一下事理用的. 真正用四象限图去规划时间的时候,其内涵之丰富,掌握的人并没有多少.所以,越往后面看,就越觉得用处大大的,对个人发展和实现人生目标可以发挥巨大的作用.

(很多人都知道)在纸上画个矩型,里面再画个十字架,将其分成四个部分,分别是紧急而不重要,重要而不紧急,不紧急而重要,又不紧急又不重要. 这四个部分对应的代号是ABCD,然后把不同的事情放进去,分个轻重缓急,如图所示:

问题是,这样就完事了?这样就会有效吗?往往流于形式了,流于形式的原因在于,并没有了解这种管理方法丰富的内涵和真正的用法,实际上并非那么简单.以下这些内涵是用好这种方法的核心原则.

一.在四个象限中,B—重要而不紧急,是最有价值的一个象限,它代表长远收益,持续发展,成功和生活品质,代表一种从容的状态,一种可以进行更多的成功策划的状态.是由八十二十原则决定的,即百分之八十的收益是由百分之二十的行为中产生的,B象限的事情,就代表那百分之二十的行为.另外更为重要的是,今天的时代和社会,不确定性因素和变化非常多,有些预防危机或未雨绸缪的行为是要持续进行的,否则,产生的结果将使你进入A象限,总要处理危机和对一些事情进行紧急应对.

四象限时间管理法最重要也是决定性的原则是,无论你怎么把事情放在不同的部分,都要做到一点:此时,此刻,或者一个可以预计的时间,只要你可以操纵这个时间段,你要把它用于重要而不紧急的事情上去,也许你正在闲暇,正在上网看东西,正在出差途中,正在去约会的路上,或者正在发呆,正在不开心,但是现在手里有一块的时间,也许它有几小时,几分钟,不管它多么零零碎碎,请你把它用于已规划的重要而不紧急的事情上去,或者安排一件重要而不紧急的事情给这段时间.如果做不到这点,等于不做.

二.A象限代表紧急又重要,工作和生活的状态因人而异,但是人难免都会处理这类事情,例如承担有时间期限

篇三:四象限时间管理

时间管理:优先处理何种事情 (1)紧急且重要,(2)紧急但不重要,(3)不紧急但重要,(4)不重要且不紧急 重要、不重要、紧急、不紧急”四个词凑到一起来形容事情的话,可以有四种组合:重要又紧急的、重要但不急的、不重要但紧急的、不重要又不紧急的。如果让你安排做事情的先后,该怎么排?你每天都围着哪种事情在耗费时间精力?这个问题看似简单,其实很是考验人的能力的。

首先,是如果让你安排事情先后,99%的人都会把重要又紧急的事情放到第一位,不重要又不急的放在最末吧?其次,是在真正的现实生活中,50%以上的人每天忙着的不重要的事(但很可能的确很急)而不自知。

首先,一个优秀的人,一定要有敏锐的判断力,对于一件事重要与否应该在每一时间做出正确的判断,才方便下一步制定计划。而现实中很多人,在第一步判断重要性时便出了错:往往把一些不重要但很急的事当做要事大事来抓,每天忙得团团转但其实又真的没干什么,就向一个救火队员一样,哪里有火哪里跑,最后却收益甚微。这一点,在我周围的朋友中,XY表现得可算突出得很了(说了实话,别气别怒哈。。。) 其次,真正的高手,是不会整天被所谓重要又紧急的事拖着到处乱转的。为什么?因为对这类人而言,重要又紧急的事一般不会太多。为什么?因为他们的注意力,一开始就没放在那99%的人的重要又紧急的事的范围里,他们关注的是重要但不紧急的事,这类事才是最值得投入精力的,因为它们是最有可能做好的事(时间充裕),而且一旦在开始就把这类事安排好了,那它们就没可能发展成重要又紧急的事了。大家以为那么多重要又紧急的事是哪里来的?除了部分突发事件,很多就是平时看来重要但不急的事到最后给拖出来的!再回来原点:我们为什么要订计划?不是为了好看为了心理安慰,很大程度上就是要在计划中把做重要但不急的事情的时间给分配出来啊!比如对学生而言,学外语,做锻炼,甚至交际,都很重要吧?但这些事比起交作业准备考试四六级来,显得就不急了,于是大家对不急的事干脆就能拖一天算一天,到了最后,要用到这些能力的时候,才惊慌地发现自己根本没来得及储备这方面的能量,于是开始临时抱佛脚。。。结果,冰冻三日非一日之寒,这佛脚实在不是好抱的,很多好的机会就这么眼睁睁看着失之交臂。

为什么要区分紧急与重要任务

时间管理

我认为有必须要解释一下紧急和重要的概念。因为你可能并没意识到,紧急与重要是完全相互独立的。只要你了解了这点,那么你就能轻松地从任务清单中挑选出自己的优先任务了。也许通过这个简单的任务图表可以更好的理解这个概念:

这个图表,它表达了以下几个特性。

1. 通过这张表,即便面对一张长长的任务清单,你也能够以平静的心态对待,判断优先权和按等级

完成它们。

2. 将任务分配到图表中后,你可以迅速的将各个任务梳理出来,选出最重要和紧急的任务(第1象

限)。而且你应该优先地处理第一象限的任务。处理第一象限后,便是第四象限内的任务。有了这张表,你永远都能知道自己在做什么。

3. 将它运用到生活的其他方面,比如说将计算机桌面,按照这四个象限将桌面堆满的文件进行分类

(见下图),等等。

四象限法”时间管理模型,很多人都听说过。

第I象限是重要又急迫的事。比如,同重要客户的约定、影响公司士气的突发性事件、生病治疗等等。这种事情一般要优先处理。

第II象限是重要但不紧急的事。比如,包括制定发展规划、考察、调研等。这种事我们要制定计划,按计划执行。 第III象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急。这种是你高兴就去办,不高兴就可以不去想的事。

第IV象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限,它会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。这种事情可以交到下级去办。

也就是说,处理事情的优先次序,先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。

[本段内容是从其它的资料里摘录的: 比如锻炼身体保持健康是重要的事情,而看病则是紧急的事情。如果不锻炼身体保持健康,就会常常为了病痛烦恼。又比如防火是重要的事情,而救火是紧急的事情,如果不注意防火,就要常常救火。找工作也是如此,想好自己究竟要什么是重要的事情,找工作是紧急的事情,如果不想好,就会常常要找工作。往往紧急的事情给人的压力比较大,迫使人们去赶紧做,相对来说重要的事情反而没有那么大的压力,大多数人做事情都是以压力为导向的,压力之下,总觉得非要先做紧急的事情,结果就是永远到处救火,永远没有停歇的时候。]

大部分人都知道,重要且紧急的事情优先做,而第IV象限的事情最后去做。但是第II、IV象限的事情,往往处理不好关系。大部分人把时间都用在了处理紧急且不重要的事情,最终导致重要的事情总没有时间去做。许多重要的事情,并不紧急;而许多紧急的事情,并不重要。

把时间和精力更多地用在规划、团队建设、战略性的研究和分析,与重要的客户、合作伙伴建立联系,以及沟通协调上面。

那么不重要但很紧急的事情,又不得不处理?怎么办?作为管理者,一定要善于把“紧急不重要”的事情,充分放权给自己的下级。要知道,培养你的下级、建设你的团队,也是你的重要工作。

这件对你来说“不重要”的事情,对于你的下级来说,可能就是“非常重要”的了。因为这个任务是你直接安排给他的,他必须全力来完成。

每个岗位上的人,都做对于他来说“重要”的事情,那么他们对于工作的认同度,对于工作的兴趣,也会提升。

上面的情况很理想,但是,在现实中,有时候很难界定。

周末约了个重要的客户去打球,老板却临时安排了作业,哪个更“重要”呢?这确实是件很难取舍的事情。对于普通的经理来说,客户是他的衣食父母,但是上司的要求又必须要按时完成。所以两件事情都是重要的。客户的事,可能这是一次签订大合同的机会;而老板的作业,可能是关系到业务发展的大事。这是个两难的选择,就需要统筹去安排和把握了,虽然因为都属于重要的事情,哪个更紧急就先处理哪个。

如是客户想要一个方案,比方说他们想要做一次海外推广,或者想要搞一个针对时尚人士的市场推广计划,完全可以授权给下级去做这件事情。不要担心他们一次做不好,那是他们成长的一部分。但是你要记着,要留出足够的时间去修改。

并不是说要让“重要的”事占据所有的时间,人总是需要休息的,压力也是需要缓解的,正常的人际交往还是需要的,还是那句爱因斯坦的话

时间管理:重要性及紧急性——巨石、碎石、沙子和水及桶之二

诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。

“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”诸葛亮继续问道:“那么,B类事务呢?”刘备说:“我也知道B类事务相当重要,可就是没有时间顾及”

诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。

“是这样。”刘备点点头。

诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”

“是。”刘备回答。

“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。

“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。 “没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。

诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”

“还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。

“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”

灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”

“对。你很聪明。”诸葛亮顿了顿,说:“这个实验告诉我们:如果铁桶里早已装满了碎石、沙子和水,那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。可是,如果你首先把石块装进去,铁桶里还会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。因此,有效率的时间管理需要你分清楚什么是石块?什么是碎石、沙子和水?并且总是把石块放在第一位。”

“可是,”刘备仍然有些迷惘,“这四种分类究竟对结果有何影响呢?”,诸葛亮说:“整天忙于处理碎石型事务的人,时刻有压力感,总在处理危机、收拾残局,因此显得心力交瘁。偏重于沙子一类事务的人,通常缺乏自制力、短期行为严重,喜欢巧言令色,人际关系浮泛。偏重于水一类事务的人,可谓全无责任感,恐怕连目己如何维生都很困难。”

刘备继续问道:“会不会因为偏重石块而耽误了碎石呢,因为砰石毕竟来得紧急呀!”

“知道碎石怎样来的吗?它是石块破碎而成的。”诸葛亮笑道,“偏重于石块一类事务的人,他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人,他的碎石会源源不断。”

刘备若有所思地点点头。诸葛亮继续说:“只有偏重于石块一类事务的人,才是真正有效率的人,他善于审时度势,能够抓住问题的关键,急所当急,当机立断并防患于未然。尽管有时也会有燃眉之急,却能设法降到最低。因此,这类人显得有远见、有理想,守纪律,自制力强,生活平衡有规律,而且能成大事。”

《高效时间的四象限一天管理方法》

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